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机电学院关于2020年夏季毕业研究生学位申请与授予工作安排的通知

2020-03-10

各毕业生及导师:

为降低疫情对研究生学位申请与授予工作的影响,自2020年夏季起,研究生院将正式启用研究生教育管理信息系统(以下简称系统)学位管理子系统开展工作,学位论文各环节均采用线上提交材料和审核,同时,适当推迟了学位论文预答辩、送审资格审查、论文提交等环节时间节点。请各位导师在非常时期加强督导,按时完成各项学位申请工作。导师作为研究生培养质量的第一责任人,要加强与学生的沟通,做到学位论文质量不打折。根据研究生院《关于2020年夏季毕业研究生学位申请与授予工作安排的通知》( 研究〔2020〕5号 )的相关安排,结合机电学院的实际情况,现对本轮学位工作安排通知如下:

一、学位论文送审资格审查

1.截止时间:2020.3.20

2.适用对象:所有本轮申请学位的学生,即含全日制研究生、同等学力和在职申请学位人员,含境内和境外学生,含正常毕业、提前毕业、延期毕业、已毕业拟申请学位学生(注:以上学生须是学院根据预答辩安排情况通过审核成绩单后上报研究生院并通过研究生院培养办《预计毕业研究生成绩审核名单报送表》的审核,未通过成绩审核的学生一律不得进入送审资格审查环节,无法在系统申请学位论文送审)。

3.培养单位审核:

学院对成绩、学习年限、学费缴纳、开题、中期检查、

预答辩等情况进行审核,确认申请学位研究生是否具备送审资格。由研究生秘书登录系统(首页→学位管理→论文送审管理→论文送审资格管理)进行送审资格审核,并导入预毕业生学费缴纳情况数据,填报《研究生学位论文送审资格审查汇总表》(可从论文送审资格管理页面中导出数据表,在此基础上修改和补充信息,仅报送本次审核通过且拟送审人员名单)。

成绩审核未通过、超过学习年限、欠缴学费、开题通过未满一年(通过的须及时上传至研究生管理系统)、学位论文中期检查未通过、预答辩未通过或备案材料不完整等的学生不能通过学位论文送审资格审查,不得送审学位论文。各培养单位应严格审查并督促学生及时缴纳学费及保证提交数据的准确性,务必认真把关。

4.研究生院审查:

研究生院审查是否具备送审资格,将送审资格审查通过的名单导入系统。

5.导师务必严格审查学生的学位论文是否符合撰写要求和格式,学院及研究生院也将组织专家组审查学位论文是否符合撰写要求和格式,未通过审查的学位论文将不得送审。学位论文格式(下载地址:研究生院主页→下载专区→学位论文相关表格下载→1)。

6.其它:

(1)通过送审资格审查的学生,不再接受其退学、休学等各类学籍异动的申请。

(2)未通过送审资格审查者或未按期提交审查者,将不予

送审和学位申请。

二、学位论文送

1.截止时间:2020.3.28

2.学生填报研究生管理信息系统的学生基本信息、家庭成员、工作经历和教育经历(系统首页→学籍管理),发现信息有误应及时修改,不可编辑字段通过日常事项→学籍信息变更申请页面提交申请,并核对学信网(www.chsi.com.cn)学籍信息(仅限学历生)、电子图像采集信息仅限学历生)(2020.3.20-3.28)。

各位导师要严格审查学生填报的基本信息的完整性和真实性,尤其要严格审查在职攻读学位、境外生等各类非住校生填报的学生基本信息,确保研究生个人信息的准确和完整。学生本人要检查学信网上学籍信息、电子图像采集信息的核对情况(学历生),研究生管理信息系统的学生基本信息填报情况(学历生和非学历生),发现信息有误应及早向研究生秘书反馈并提交变更申请。以上信息的填报、核对工作,关系到学生的学历、学位信息能否上报,关系到其能否顺利获得学历、学位证书,各位同学及导师务必充分重视此项工作,以免影响到学生的正常毕业。若由于学生本人未能及时完善、核对个人信息、电子图像采集,学生未能及时获得学历、学位证书,将由学生本人承担责任。

3.盲审论文提交:(学生应于2020年3月27日之前完成信息门户系统上传工作

(1)博士研究生学位论文送审份数为5份,由研究生院全盲审。硕士研究生学位论文盲抽规则和送审份数如下:

①新导师指导的首届申请硕士学位的研究生论文,盲审2份。

②同一导师指导的应届毕业学术学位硕士研究生超过3人(含3人)的,按1/3比例抽取学位论文,盲审2份。

③学位课程考核有过挂科记录的硕士学位论文,盲审2份。

④因未通过送审、答辩、重复率电子检测、学位评定委员会审核而延期的硕士学位论文,盲审2份。

⑤上一年度各类学位论文抽检中“存在不合格意见”学位论文的指导教师,本次所指导的毕业研究生学位论文将由研究生院盲审2份。

⑥以上适用于学术学位硕士,除以上情况,其它硕士研究生学位论文由研究生院盲审1份,另1份由所在培养单位以采用“双盲”匿名评审(隐去专家、导师、学生等个人信息)送至高校专家(学术学位)或实践单位(专业学位)专家评审。

⑦申请提前答辩或在学制规定的年限内到境内外大学修读学位或课程或做实验一年及以上的硕士学位论文,盲审3份。

研究生院将根据以上送审要求,把通过送审资格审查的研究生学位论文送审份数(含研究生院和培养单位)导入系统。届时学院也将通过qq群再次反馈给学生。首次送审不合格需重新送审的论文(含研究生院盲审),经学生修改及导师审核后,由学院组织论文复审2份。

(2)研究生院及学院盲审将均采用网上评议形式,除特别要求外,所有博士、硕士研究生盲审论文通过系统提交(首页→学位论文→送审申请),不再提交纸质版,因后续还需导师登陆系统签署同意送审意见和培养单位系统审核,研究生应尽早提交论文,给导师和学院留足时间以便能按时完成。(PDF电子版,论文格式采用最新版(2019年版本),论文封面应隐去本人及导师个人信息(学号、专业、研究方向等信息可保留)、确保论文能正常打开、格式正确、无缺漏页、无乱码等问题,具体操作见附件2。

(3)3月28日前导师登录系统(首页→学位论文→论文送审审批),审核学生提交的论文,填写指导老师意见(用于生成学位申请审批书),签署电子《研究生学位论文送审导师同意书》,请各位同学及时联系跟踪导师审核情况,并提醒导师按时审核提交。各位导师请认真如实对学生的意见进行填写,因涉及到学生归档材料,不得简单以同意等字样进行提交。具体操作见附件3。

(4)3月29日前学院通过系统(首页→学位管理→论文送审管理→论文送审管理页面)审核学生提交的电子论文、发表的学术论文、并填写培养单位意见(用于生成学位申请审批书,届时学院会将培养单位意见参考模板发送至学生qq群,学生根据个人表现情况进行修改经导师同意后按预答辩小组顺序于3月28日前统一发送至邮箱2397029879@qq.com,要求每个同学一个word,命名格式:姓名+培养单位意见,邮件主题:XX组培养单位意见(共几人),以便学院审核完毕后进行后台录入)。各位同学及导师应严格把关,保证格式正确、论文能正常打开、无缺漏页、无乱码等,若学生因此无法正常获得送审结果,将由学生本人承担责任。学院审核无误后通过系统提交至研究生院。

学院盲审采用“双盲”匿名评审(隐去专家、导师、学生等个人信息),使用统一格式的评阅书,评阅书统一模板届时由研究生秘书统一上传,学生无需操作(下载地址:研究生院主页→下载专区→学位论文相关表格下载→8),使用A3纸张双面打印。今年我院仍采用凡科论文校际送审平台(非研究生院送审平台)送审论文。

学位论文修改后提交复审不及时或因答辩时间安排等各种原因导致复审学位论文评阅书不能在答辩前返回的,则延期半年重新申请学位。

4.送审前学位论文重复率电子检测

学生自行进行论文重复率查重,重复率小于15%的予以论文送审(大于等于15%的同学自行修改至符合要求)。在各培养单位学位论文提交完成后送审前,研究生院对所有提交的学位论文进行一次重复率电子检测。重复率结果将反馈给学院,此次结果仅供参考。

5.论文送审成绩反馈

研究生院和学院在论文送审结果返回后,由研究生院和学院分别将论文评阅成绩和评阅书电子版导入系统(学位管理→论文送审管理→论文送审管理)。研究生可从系统→学位论文→论文送审页面查看成绩。

三、学位论文答辩资格审

1.起止时间:2020.5.1-5.26

2.从5月1日开始,论文外审结果陆续返回,进入答辩季(各答辩小组须至少提前三天进行答辩资格审查,且以下答辩资格审查材料必须由答辩组秘书送达学院C4-405审核盖章后交至研究生院A611张肖梅老师,不得让学生代为送材料):

(1)各同学跟导师联系确定答辩分组及时间等信息,以答辩小组为单位填写《研究生学位论文答辩安排表》(下载地址:研究生院主页→下载专区→学位论文相关表格下载→11),并于5月18日之前以答辩小组为单位由答辩小组秘书发送至2397029879@qq.com, 各组报送的答辩委员会主席及成员须满足相关文件规定的条件(1.博士学位论文答辩委员会,由培养单位聘请相近专业5-7名具有教授或相当职称的专家组成,其中至少有2名校外专家,4名博士生导师。答辩委员会设主席1名,由具有博士生导师资格的校外专家担任;设秘书1名,由具有硕士学位及以上的人员担任。指导教师不得作为答辩委员会成员。2.硕士学位论文答辩委员会,由培养单位聘请同一专业或相近专业3-5位及以上具有副教授及以上(或相当职称)的专家组成,其中至少有1名来自校外的专家,各类专业硕士学位论文答辩要求至少有1名来自校外行政企事业单位或工程建设部门的专家。答辩委员会设主席1名,秘书1名,主席由具有教授职称(或相当职称)的校外专家担任。指导教师不得作为答辩委员会成员。),以便学院汇总完毕后应由研究生通过系统→学位管理→论文答辩管理→论文答辩分组管理页面进行答辩分组,确认无误后提交,如无特殊情况的系统自动锁定答辩分组。

(2)答辩分组锁定后,答辩申请者可从研究生系统→学位论文→答辩管理,点击下载《学位申请审批书》,学位申请审批书A3纸纸质版正反打印一式两份,粘贴成绩单及学位授予信息采集表(成绩单纸质版届时到班长处领取一式两份后粘贴,学位授予信息采集表自行打印粘贴),相关信息补充完整后由答辩组秘书核查无误后统一报送至学院审核,学院审核无误后提交研究生院审查,为避免影响正常答辩,《学位申请审批书》务必于答辩前3天报送,由于答辩小组报送不及时导致审批书无法于答辩前完成审批影响正常答辩的,责任由答辩小组及研究生本人承担。

(3)博士研究生在学制规定的学习年限内或因特殊原因延长的学习年限内,取得学籍,按照培养方案的规定修满应修学分,完成其它培养环节,成绩合格,完成学位论文并通过答辩和重复率电子检测,可取得毕业证书。达到博士生本人入学年度下发的《学位与研究生教育管理规定汇编》的发表学位论文要求的,可申请博士学位。

(4)学位论文评阅书应提供原件。评阅书中意见为“重新修改论文,导师审核后答辩”的,导师应在评阅成绩旁空白处签署“已审核,同意答辩”字样及签名。

(5) 发表的学术论文及专利等复印件(SCI及EI检索需要图书馆检索证明原件及论文,其他见刊论文需要封面、目录、正文及封底等材料)。

3.请各组在5月26日之前组织答辩。根据新冠肺炎疫情情况,具体答辩形式另行通知。

答辩结束后,辩秘书整理各组答辩研究生的票数统计结果,答辩记录及答辩评语电子版等答辩信息,答辩当场打印后张贴在学位论文审批书上后,答辩评语由答辩主席进行骑缝签字。各组秘书于5月26日之前将每位同学的答辩记录及答辩评语电子版整理成每人一个word,命名格式:姓名+答辩记录及答辩评语。《研究生学位论文答辩情况汇总表》(附件4)一起发送至邮箱2397029879@qq.com,由学院汇总后统一通过系统→学位管理→论文答辩管理→论文答辩信息管理,将答辩结果电子版导入系统。并导出后打。钦潞筇峤谎芯可罕赴。学位论文答辩表决票下载地址:研究生院主页→下载专区→学位论文相关表格下载)纸质版报送到学院办公室C4-405,由学院备案,表决票上不允许有涂改痕迹。

特别提醒,从2020年春季开始,《华侨大学研究生学位论文的基本要求及撰写格式(2019)》在独创声明之前新增答辩委员会决议页,需答辩主席签名,各组答辩秘书请于答辩表决结束答辩主席签字后,交给各答辩学生装订在论文对应位置。


四、学位授予资格审

1.起止时间:2020.5.28-6.12

2.学位申请者按以下要求于5月28日前以答辩小组为单位向学院提交学位档案材料,同时在系统→学位论文→论文电子检测与学位申请,上传学位论文电子版(完整版),其中学位论文独创性和版权使用授权声明页、答辩委员会决议页签字扫描后添加到电子版中上传,完善学术论文,提交至导师审核。完善发表的学术成果(研究生管理信息系统→研究生成果管理),

3.学校档案馆对学生提交归档档案袋要求:

(1)档案袋(自备)内存放材料:

序号

题 名(请严格按以下顺序排序再编写页码)

1

学位论文(1份)

2

学位论文评阅书(按评阅日期顺序排序)

3

研究生在读期间的其他成果材料,包括发表的论文、论著等(时间发表日期排序)

4

学位申请审批书(1份)

编写页码规则:

用黑色2B铅笔编写;页码统一编写在文件的右下角(反面左下角);每名研究生的学位档案的页码从1开始连续编写,如果有封面,则封面为第1页,没有内容的空白页面不编页码,编写要认真细心,不能出现漏号、重号。

因学位论文页码较多,在封面、独创性声明、摘要、目录编完页码后(例如在右下角(反面左下角)编写1-8),正文内容(假设有60页)可不一页一页地编写页码,计算好后直接在封底编写相应的页码69(8+60+1),随后论文评阅书继续编码(70,71,......)。如有研究生登记表、毕业生登记表等其它材料,放在最后面并继续编页码。对以上有疑问,可拨打档案馆电话咨询0592-6162898。

博士学位论文共提交5份(其中编码的1份放入档案袋),硕士学位论文共提交3份(其中编码的1份放入档案袋),博硕士学位审批书2份,学位论文封皮统一用学校下发的封皮,下发时间另行通知。

4. 因发明专利需要保密的签署保密协议,保密协议电子版(见附件5),自行下载打印纸质版夹在论文第一页,不做编码处理。

5.学院等各组答辩结束后由研究生秘书于5月29日前在系统首页→学位管理→学位授予资格管理,审核研究生提交、导师审核通过的学位论文电子版和发表的学位论文信息,提交后导出并打印《申请学位情况汇总表》。由研究生秘书向研究生院提交以下材料:①《申请学位情况汇总表》、②《各学院研究生学位档案移交清单表》(下载地址:研究生院主页→下载专区→学位论文相关表格下载→14)、③研究生申请学位档案(每位学生一个档案袋,学位材料清单(附件1)须贴在档案袋封面上)。

五、学位论文电子检

1.起止时间:2020.5.28前。与答辩结束后的学位申请材料一同提交。

2.学位申请者通过系统上传归档的学位论文电子版(完整版),签署电子版《研究生学位论文电子检测承诺书》后提交至导师。导师审定学生提交的学位论文电子版,签署电子版《研究生学位论文电子检测导师同意书》后跟答辩材料一起以小组为单位提交至培养单位研究生秘书处。培养单位研究生秘书处审核后提交至研究生院。

3.研究生院从系统中导出学位论文电子版,进行重复率电子检测,并将检测结果导入系统。重复率﹤15%的学位论文,符合毕业学位授予条件的,经学位评定委员会通过,可获得相应的毕业证书和学位证书;15%≤重复率﹤25%的学位论文,符合毕业条件的,可以取得毕业证书,但须在半年之内修改论文,经指导教师、研究生培养指导委员会审核确认,提交研究生院并通过重复率电子检测(重复率小于15%,下同),才能提交学校学位评定委员会审议。未能通过者,取消申请学位资格。25%≤重复率﹤50%的学位论文,符合毕业条件的,可以取得毕业证书,但须在半年之内修改论文,重新参加预答辩、送审、答辩,经过研究生培养指导委员会、学位评定委员会审议后提交研究生院进行重复率电子检测,通过后提交学校学位评定委员会审议。未能通过者,取消申请学位资格。重复率≥50%的学位论文,答辩无效,延期一年毕业,重新申请学位。未能通过者,取消申请学位资格,根据有关规定决定是否准予毕业。

六、其它安

1.学位分委员会和校学位委员会:6月中下旬

2.学位授予与档案工作:6月下旬

3.对受疫情影响严重、上网有困难的、无法返校进行实验完成学位论文等情况的学生,研究生院将密切关注疫情变化,根据实际情况制定应急预案,学院会根据研究生院相关文件另行制定应急预案。

本轮学位申请与授予工作时间紧,项目多,为了保证各个工作环节顺利进行,请各位同学及导师务必高度重视,仔细阅读学院学位论文送审、答辩、学位授予流程,了解工作流程,保证质量并按时完成工作(详见管理汇编《华侨大学研究生学位常见事项办理程序》)。

各导师要严格按照管理规范,严格要求、严格管理学位论文送审、答辩、学位授予资格审查等环节,这些环节量化指标将做为导师及教学科研单位人才培养业绩考核和增减招生指标的重要依据。

如由于导师通知不到位或者学生个人不在意学院及学校通知,未能按照本通知执行,延误毕业,由学生本人或导师承担责任。


附件: 1.移交档案馆归档袋封面-学位材料清单

 2.华侨大学学位与研究生教育管理信息系统

-学位管理子系统用户手册(研究生版)

 3.华侨大学学位与研究生教育管理信息系统

-学位管理子系统用户手册(指导教师版)

        4. 研究生学位论文答辩情况汇总表

        5. 因申请发明专利申请学位论文保密表格

 6. 华侨大学研究生学位论文的基本要求及撰写格式(2019)



机电及自动化学院

2020年3月10日



















































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